SURAT RESMI
A. Pengertian surat Resmi
Surat merupakan media komunikasi
tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya.
Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan
kesempatan yang lebih leluasa untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan
disampaikan kepada orang lain.
Fungsi surat adalah sebagai berikut:
(1) alat komunikasi, (2) alat bukti tertulis, (3) alat bukti historis, (4) alat
pengingat, (5) pedoman kerja, dan (6) sebagai duta organisasi.
Bahasa surat yang baik harus
memenuhi ketentuan berikut.
1. Bahasa yang digunakan benar/baku
sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun
kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
2. Isi surat dinyatakan secara
ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
3. Disusun dengan teknik penyusunan
surat yang benar.
4. Bahasa baku, bahasa yang diakui
benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat
membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang
tinggi.
5. Bahasa efektif, bahasa yang
secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah
sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
B. Bagian-bagian surat resmi
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Alinea isi
10. Alinea penutup
11. Salam Penutup
12. Jabatan tanda tangan,
13. Tembusan nama jelas
14. Inisial
1. Kepala surat. Fungsinya sebagai
identitas diri bagi instansi bersangkutan, di antaranya:
a Nama instansi
b Lambang atau logo instansi
c Alamat
d Kode pos
e Nomor telepon
f Nomor faksimile atau e-mail
Contoh:
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS
KOMPLEK SILIWANGI) JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3804248(5 saluran)
Fax. (021) 3806229 Tromol Pos 3679
homepage : http//www.sibi.or.id
Email : pusbuk@sibi.or.id
Hal yang perlu mendapat perhatian
dalam penyusunan kepala surat adalah:
a. Hendaknya dihindari penggunaan
singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp.
b. Kepala surat hendaknya disusun
secara efisien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat, tidak perlu
dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah
mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor
urut bangunan.
c. Penggunaan titik dua (:) sering
juga dijumpai antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya
Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak perlu digunakan.
2. Nomor Surat. Penulisan nomor surat
berguna untuk:
a. Memudahkan dalam pengarsipannya
b. Memudahkan dalam mencarinya
kembali
c. Mengetahui banyaknya surat yang
keluar
d. Bahan rujukan dalam surat-menyurat
tahap berikutnya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan nomor surat adalah:
a. Huruf awal kata nomor harus
ditulis dengan huruf kapital
b. Kata nomor sebaiknya tidak
disingkat, misalnya, menjadi no.
c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
Contoh penulisan surat yang benar:
Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak
memakai titik)
Contoh:
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat
3. Tanggal Surat. Tanggal surat
ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat.
Hal lain yang harus diperhatikan:
a. Nama bulan ditulis dengan huruf
secara lengkap
b. Angka tahun tidak boleh disingkat
c. Pada akhir tidak dibubuhi tanda
titik
Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006
Contoh-contoh penulisan tanggal yang
benar:
Ø 17 Agustus 2007
Ø 10 November 2007
Ø 22 Desember 2007
Ø 1 Januari 2007 (tidak memakai
titik)
4. Lampiran. Melampirkan berarti
menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini adalah kaidah-kaidah
penulisan lampiran.
a. Huruf awal kata lampiran ditulis
dengan huruf kapital.
b. Sebaiknya kata lampiran tidak
disingkat, misalnya, menjadi lamp.
c. Pencantuman jumlah lampiran
hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan
angka, pilih salah satu saja.
d. Jika tidak ada sesuatu yang
dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu.
e Pada akhir baris tidak digunakan
tanda titik.
Contoh penulisan lampiran yang
benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar
5. Hal Surat. Hal surat berarti soal
atau perkara yang dibicarakan surat. Cara penulisannya:
a. Harus ditulis dengan singkat,
jelas, dan menarik;
b. Berwujud kata atau frasa, bukan
kalimat;
c. Huruf pertama pada setiap katanya
harus ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia
6. Alamat Surat. Alamat pada sampul
surat terdiri atas:
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar
pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak,
Ibu, Saudara/atau Saudari.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penulisan alamat luar adalah:
a. Kelompok kata yang terhormat
disingkat menjadi Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth.
ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan alamat didahului kata
Kepada
d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara,
dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama
perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan
dicantumkan
f. Pencantuman gelar
akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai
penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah
satu.
g. Pemenggalan alamat surat pada
setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h. Akhir alamat surat tidak
menggunakan tanda titik.
Contoh penulisan alamat luar:
Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Kepada
Yth. Ibu Iin Hendriyani
d.a. LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
Ketentuan penulisan pada kalimat
surat bagian dalam:
a. Tidak didahului kata Kepada;
b. Menggunakan kata Yth;
c. Menggunakan nama jabatan;
d. Mencantumkan unit kerja;
e. Menggunakan alamat lengkap; dan
f. Nama tempat pada alamat yang
dituju tidak didahului kata depan di.
Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen
Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
7. Salam Pembuka. Salam pembuka
berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a. Huruf awal pada salam pembuka
ditulis dengan huruf kapital
b. Huruf awal ”hormat’’ ditulis
dengan huruf kecil
c. Penulisan salam pembuka diakhiri
dengan tanda koma.
8. Isi Surat. Alinea pembuka
hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah
alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang
tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan
kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan
Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada
Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya
kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami
tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita
melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri
tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara
maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam
surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat
tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_,
dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami
sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….
9. Alinea Isi. Untuk menyusun isi
surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud
surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan,
diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara
sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara
memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea
dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu
per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan
singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan
pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum
ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang
lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam
penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam
kalimat surat.
Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami
mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program
Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk
menghadiri rapat tersebut. Berhubung dengan hal tersebut, kami atas nama kepala
dan karyawan, mengucapkan terima kasih.
10. Alinea Penutup. Alinea penutup
berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada
umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya
sampaikan banyak terima kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya
ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan
yang kami kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
Contoh kesalahan dalam alinea
penutup:
– Atas perhatiannya saya ucapkan
terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas
perhatian Ibu.
11. Salam penutup. Salam penutup
yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan
wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan
dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis
dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri
tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,…..
12. Pengiriman Surat. Pengiriman
surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat.
Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi
tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
a. Pengiriman surat hendaknya
disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap
dinas/jabatan.
b. Nama pengirim tidak digarisbawahi,
tidak pula berada di antara tanda kurung.
c. Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
d. Dalam surat-surat tertentu,
pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat
yang berada di bawahnya.
Singkatan a.n. bukan a/n merupakan
kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim
jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya,
atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak
harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi
Mulia
Wali Kelas X
Ttd
Farhan Dani, S.Pd.
Singkatan u.b. kepanjangan dari
beliau. Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian
wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. Pejabat atasannya
itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atas nama (a.n.) karena
ia pun menerima limpahan wewenang. Misalnya, jika kepala Sanggar Belajar Budi
Mulia melimpahkan wewenangnya kepada pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian
dapat menandatangani surat tersebut dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar
Budi Mulia. Pembina Kesenian dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak
lainnya, misalnya Wali Kelas IA. Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat
menandatangani surat dengan sebutan u.b.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi
Mulia
Pembina Kesenian
u.b.
Wali Kelas X
ttd
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
Singkatan a.p. merupakan kepanjangan
dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik.
Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat
memberikan kuasa kepada bawahannya.
Contoh :
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
apb. (atas perintah beliau),
penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini
digunakan jika seorang menteri menguasakan penandatanganan surat kepada
bawahannya.
Contoh:
Menteri Pendidikan nasional
apb.
Kepala Biro Kepegawaian
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
plh. (pelaksana harian);
penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini
digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk
waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.
Contoh :
plh. Kepala Biro Kepegawaian
Kepala Bagian Mutasi dan Promosi
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
wks.(wakil sementara); penulisannya
dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan
jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat
dengan eselonnya.
Contoh :
wks. Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri
ttd.
Farhan Dani, S.Pd.
NIP.
u.p. (untuk perhatian); penulisannya
dengan huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri titik. Singkatan ini
digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani
suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung
dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
13. Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat
tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang
ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak
yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat
atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah.
Hal
yang perlu diperhatikan adalah:
a Huruf awal kata tembusan ditulis
dengan huruf kapital.
b Kata tembusan tidak perlu diberi
garis bawah.
c Tanda titik dua (:) mengikuti kata
tembusan jika tembusannya lebih dari satu
d Penulisan Kepada Yth. tidak perlu
dicantumkan
e Yang diberi tembusan adalah
pejabat atau orangnya dan kantornya
f Kata arsip atau pertinggal tidak
perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang
benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi
Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung
Pinang, Kepulauan Riau
14. Inisial
Inisial gunanya untuk
mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang bersangkutan. Pihak-pihak
tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan atau
kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.
C. Surat dagang, surat perjanjian,
dan surat kuasa
enulisan surat dagang, surat
perjanjian, dan surat kuasa sesuai dengan struktur surat resmi. Surat resmi
adalah surat yang dikirimkan oleh kantor (pemerintahan/swasta), atau dikirimkan
oleh perseorangan kepada kantor atau sebaliknya. Karena sifatnya resmi maka
bahasa yang dipakai bersifat lugas dan seperlunya.
1. Surat dagang
Surat dagang adalah surat yang
dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha/dagang,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya, perusahaan
angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). termasuk
juga koperasi, usaha kecil dan menengah, dan perusahaan Negara/swasta.
Ciri-ciri surat dagang, sebagaimana
surat resmi/dinas adalah sebagai berikut:
a. dikeluarkan oleh suatu instansi
atau jawatan, badan, baik pemerintah maupun swasta;
b. berisi kepentingan bisnis, usaha,
dan perdagangan sesuai dengan bidang usaha atau tujuan badan tersebut;
c. disusun dengan menggunakan bahasa
resmi (baku).
2. Surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang
berisi kesepakatan antara dua pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian
mengenai suatu urusan jual beli, sewa-menyewa, pinjam-meminjam, kerja sama
mengerjakan projek tertentu, dan sebagainya.
Berdasarkan bidang kegiatan yang
memerlukan kesepakatan antara dua pihak dikenal dengan perjanjian sewa-menyewa,
perjanjian jual beli, perjanjian pinjam-meminjam, perjanjian kerja sama
kesepahaman , dan sebagainya.
Surat perjanjian dapat berupa
perincian pasal-pasal tetapi dapat juga berupa pernyataan biasa. Dalam surat
perjanjian diatur tentang hak dan kewajiban menyerahkan dan pihak lain berhak
menerima barang atau jasa. Dengan kata lain, ada pihak yang berkewajiban
membayar dan ada pihak yang menerima pembayaran sesuai dengan harga barang/jasa
yang telah disepakati.
3. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi
pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili,
mengurus) sesuatu. Ciri penting yang menandai surat kuasa adalah adanya dua
pihak yang menandatangani surat itu: pihak satu (pertama) sebagai pemberi kuasa
dan satunya lagi (pihak kedua) sebagai penerima kuasa.
Selain itu, surat kuasa
ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
– Saya yang bertanda tangan di bawah
ini …..memberikan kuasa kepada …. untuk ………………
Kalimat penutup yang sering
digunakan dalam surat kuasa adalah sebagai berikut.
– Surat kuasa ini dibuat untuk
dipergunakan sebagaimana mestinya.
– Surat kuasa ini berlaku mulai
tanggal…. dan diterbitkan untuk digunakan seperlunya
D. Menulis Surat Lamaran Pekerjaan
Pada pelajaran sebelumnya kamu telah
berlatih menulis surat dinas. Sebentar lagi kamu akan tamat SMA. Setelah lulus,
mungkin di antara kamu ada yang melanjutkan ke perguruan tinggi, ada pula yang
langsung ingin bekerja. Apabila ingin bekerja, seseorang harus melamar
pekerjaan dahulu ke perusahaan, instansi pemerintah, atau ke lembaga-lembaga
pendidikan.
Salah satu syarat yang harus
dipenuhi adalah membuat surat lamaran pekerjaan. Surat lamaran pekerjaan ialah
permhnan untuk memperleh suatu pekerjaan atau jabatan. Banyak yang tidak
mendapatkan pekerjaan, bukan karena tidak memiliki kemampuan, tetapi karena
tidak mampu menulis surat lamaran kerja dengan baik. Biasanya terdapat tiga hal
yang diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yakni identitas
pelamar, kualifikasi pelamar, dan data lengkap pelamar.
Unsur-unsur surat lamaran pekerjaan
sebagai berikut.
1. Tanggal surat
2. Lampiran
3. Perihal surat, alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Salam penutup
Surat lamaran pekerjaan termasuk
jenis surat dinas karena disampaikan seseorang ke pihak lain yang berkaitan
dengan perusahaan atau lembaga-lembaga pemerintahan. Untuk itu, kamu harus
mampu membuat surat lamaran pekerjaan.
